Бережем нервы: как работать в электронных таблицах google и не плакать

Импортируем данные в «Google Таблицы» из разных источников

Рассмотрим обмен данными между разными документами «Google Таблиц», а также импорт данных из Excel, Google Analytics и соцсетей.

Другая «Google Таблица»

Перенести данные из одной «Google Таблицы» в другую можно простой операцией «Ctrl+с — Ctrl+v». Однако когда нужно, чтобы при изменении данных в исходной таблице, цифры в новой тоже менялись автоматически, этот вариант не подойдет. Поэтому рассмотрим другой способ.

Когда пригодится. Когда вам нужно обрабатывать и использовать в формулах данные из таблицы, которую вы не можете редактировать. И эти данные периодически обновляются.

Например, у клиента в «Google Таблицах» есть отчет по посещаемости и конверсиям сайта. Вам нужны эти свежие и актуальные данные, чтобы считать эффективность SMM, но делать это в той же таблице вы не можете — доступ на редактирование не дают.

Тогда можно настроить импорт данных из клиентской таблицы в свою с отчетом по SMM.

Как импортировать. Для обмена данными между разными документами в «Google Таблицах» используется функция:

Параметры:

  • url_таблицы — ссылка на таблицу в кавычках или адрес ячейки, в которой прописана эта ссылка;
  • диапазон — диапазон ячеек, из которого нужно импортировать данные, тоже указывается в кавычках-лапках. По умолчанию — с первого листа. Если нужные данные находятся на другом листе, прописываем название: «Лист1!A1:C9».

Чтобы импортировать данные из таблицы, копируем ссылку на нее и записываем нужный диапазон. Затем переходим в свою таблицу и в нужной ячейке прописываем формулу.

Прописываем формулу для импорта данных из одной «Google Таблицы» в другую

Если вместо данных в ячейке с формулой вы видите ошибку «#REF!», значит у новой таблицы нет доступа к исходному листу. Просто наведите мышь на ячейку с формулой, кликните «открыть доступ» и данные появятся.

Открываем доступ к данным

Теперь вы можете работать с этими данными, использовать их в расчетах. И если в исходной таблице что-то изменится, в вашей все поменяется автоматически, а все формулы пересчитаются с учетом новых цифр.

Поиск и замена в документах и презентациях

  1. Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
  2. Выберите Правка Найти и заменить.
  3. В поле «Найти» укажите нужное слово. Чтобы заменить его, введите новый текст в поле «Заменить на».
  4. Чтобы перемещаться между результатами поиска, используйте кнопки Следующее и Предыдущее.
  5. Чтобы уточнить поисковый запрос, используйте следующие параметры:
    • Учитывать регистр. Поиск с учетом прописных и строчных букв.
    • Учитывать регулярные выражения. Поиск текста в Google Документах с помощью регулярных выражений.
  6. Чтобы выделенный текст поменялся на тот, который вам нужен, нажмите Заменить. Чтобы исправить все результаты поиска, нажмите Заменить все.

Руководства по оптимизации работы

Хотите быстро распределять задания, назначать исполнителей, отслеживать сроки и контролировать ход выполнения проекта? В Google Таблицах можно следить за выполнением задач, вносить изменения в проект и работать над ним вместе с командой.

Узнайте, как готовиться к встречам, проводить их и выполнять дальнейшие действия с помощью таких инструментов Google Workspace, как Календарь и Диск.

Создавайте динамические мобильные и веб-приложения из Google Таблиц.

Узнайте, как экспортировать данные системы ERP из SAP в Google Таблицы.

Быстро получайте полезную статистику с помощью таких инструментов, как «Анализ данных», сводные таблицы, правила и многих других.

Узнайте, как уменьшить вероятность ошибок при вводе данных и подготовить данные для анализа.

Узнайте, как управлять финансовой информацией, разрабатывать финансовые модели, работать над предложениями и выполнять другие задачи.

Всегда важно быстро обучать новых сотрудников и помогать им адаптироваться. Подготовив в Google Workspace ресурсы для новичков, вы поможете им быстрее сориентироваться в проектах и начать эффективно работать

Google Workspace поможет команде работать эффективно, даже если ее участники находятся в разных уголках мира.

Хотите придумать название для нового продукта или выбрать место для обеда? Google Workspace помогает обмениваться идеями, быстро получать отзывы и работать в команде.

Сократите затраты на печать и перенесите все задачи и процессы в Интернет.

Google Задачи позволяют следить за ежедневными делами, устанавливать сроки их выполнения и создавать списки.

Google Apps Script поможет вам в решении типовых бизнес-задач.

Используйте решения Google Workspace для совместной работы.

Поиск и замена в таблицах

  1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
  2. Выберите Правка Найти и заменить.
  3. В поле «Найти» укажите нужное слово. Чтобы изменить его, введите новый текст в поле «Заменить на».
  4. Нажимайте Найти, чтобы перемещаться между результатами поиска.
  5. Чтобы уточнить поисковый запрос, используйте следующие параметры:
    • Учитывать регистр. Поиск с учетом прописных и строчных букв.
    • Совпадение с полным содержанием ячейки. Поиск ячеек с полным совпадением текста.
    • Поиск с использованием регулярных выражений. Поиск ячеек по определенному шаблону.
    • Поиск по формулам. Поиск с учетом формул.
  6. Чтобы заменить выделенный текст, нажмите Заменить. Чтобы исправить все результаты поиска, нажмите Заменить все.

Как выполнять сортировку и фильтрацию в сводной таблице, а также использовать извлечения и диаграммы

Как выполнять сортировку в сводной таблице, а также использовать извлечения и диаграммы

Как использовать извлечения и диаграммы

  1. To open the right side panel, click the object. 
  2. Under “Chart Editor,” click Setup.
  3. Under “Sort,” click Add.
  4. Select the value you want to sort. 
  5. To change the order, next to the value you want to sort, click A  Z or Z  A.
  6. At the bottom left of the sheet, click Apply or Refresh.

Совет. Если вам нужно удалить отсортированные условия, нажмите Настройка на правой боковой панели. Рядом с пунктом «Сортировать» выберите «Удалить» .

Как использовать сводные таблицы

  1. Откройте правую боковую панель, нажав на сводную таблицу. 
  2. Рядом с пунктом «Редактор диаграмм» нажмите Настройка.
  3. В разделе «Строка» выберите нужные варианты рядом с пунктами «Упорядочить» и «Сортировать по».
  4. В левом нижнем углу таблицы нажмите Применить или Обновить.

Совет. Выбираемые значения можно изменять в разделах «Упорядочить» и «Сортировать по».

Как выполнять фильтрацию в сводной таблице, а также пользоваться извлечениями и диаграммами

Как добавить фильтр по условию

  1. Откройте правую боковую панель, нажав на сводную таблицу, извлечение или диаграмму. 
  2. Рядом с пунктом «Редактор диаграмм» нажмите Настройка.
  3. Нажмите Добавить рядом с пунктом «Фильтр».
  4. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с пунктом «Показаны все объекты». 
  5. Выберите условие в поле «Фильтровать по условию».
  6. Нажмите ОК.
  7. В левом нижнем углу таблицы нажмите Применить или Обновить.

Совет. Чтобы удалить текущие фильтры, откройте правую боковую панель и нажмите «Удалить» рядом с пунктом «Фильтры».

Как добавить фильтр по значению

  1. Откройте правую боковую панель, нажав на сводную таблицу, извлечение или диаграмму. 
  2. Рядом с пунктом «Редактор диаграмм» нажмите Настройка.
  3. Нажмите Добавить рядом с пунктом «Фильтр».
  4. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с пунктом «Показаны все объекты».
  5. Рядом с пунктом «Фильтрация по значению» нажмите Добавить фильтр.
  6. Выберите значения, по которым нужно выполнить фильтрацию. 
  7. Нажмите ОК или Применить.
  8. В левом нижнем углу таблицы нажмите Применить или Обновить.

Совет. Чтобы удалить текущие фильтры, откройте правую боковую панель и нажмите «Удалить» рядом с пунктом «Фильтры».

Настройка подключения в Google Api Console.

Если вы уже сделали это, можете пролистать. Код на Python будет сразу после инструкции по подключению.

  1. Зайдите в Google API Console.

2. Создайте новый проект.

Нажмите на список проектов, затем NEW PROJECT

Введите имя проекта.

После ввода имени нажмите “Create”

Если у вас уже есть проекты, выберите только что созданный.

Для выбор кликните на названия проектов и из списка выберите нужный.

В меню слева выберите “Marketplace”

В поле поиска введите “Google Drive api” и нажмите на Enter.

Кликните на Google Drive API

На открывшейся странице нажмите “Enable”.

Повторите эти же шаги (начиная с момента, когда вы заходите в marketplace) но в поиске введите Google Sheets API, перейдите в него и нажмите Enable.

Затем зайдите в пункт меню “APIs & Services”.

Слева в меню перейдите в “Credentials”. Нажмите на “Create Credentials”, в открывшемся меню выберите пункт Service account.

Откроется страница создания аккаунта. Введите имя и нажмите “Create”

В поле “Select Role” выберите “Editor”. Затем нажмите Continue.

Нажмите Done.

Кликаем на только что созданный аккаунт.

Переходим во вкладку KEYS. Жмем на ADD KEY. В появившемся меню выбираем Create new key.

Выбираем JSON и жмем CREATE.

Скачиваем json файл на свой компьютер.

После этого вам будет предложено выбрать роль, выберите “Редактор”.

Файл json вы можете загрузить в любую папку, доступ к нему можно будет прописать в коде.

Советы

Свернуть раздел и вернуться к началу

Уровень 1. Начинающий пользователь

  1. Как получать доступ к файлам на Диске без подключения к Интернету
  2. Как создать шаблон документа
  3. Как отследить изменения в файлах и папках на Google Диске
  4. Как выбрать другую версию файла
  5. Копирование файлов Google облегчает совместную работу
  6. Как делиться ссылками на PDF-версии файлов
  7. Как работать с файлами Microsoft Office
  8. Как создавать файлы с помощью ссылок
  9. Как добавлять в таблицы флажки
  10. Быстрый анализ данных

Уровень 2. Пользователь со средним уровнем знаний

  1. Как добавлять изображения в таблицу
  2. Как добавлять к файлам схемы и диаграммы
  3. Как систематизировать данные с помощью диаграмм
  4. Как вставлять и редактировать диаграммы
  5. Как показывать презентации во время видеовстреч
  6. Как предоставить доступ к контенту нескольким пользователям
  7. Как отправить электронное письмо соавторам
  8. Как фильтровать данные в общедоступных таблицах, не меняя уровень доступа соавторов
  9. Как защитить контент таблицы
  10. Как отслеживать изменения с помощью правил форматирования
  11. Как настроить уведомления об изменениях в таблице
  12. Как отметить файл, к которому предоставлен доступ, как окончательную версию
  13. Как ограничить возможность предоставления доступа к конфиденциальным файлам на Диске
  14. Как указать срок действия доступа к файлам
  15. Как передать право собственности на файл

Уровень 3. Опытный пользователь

  1. Как импортировать данные из другой таблицы
  2. Как вставить ссылку на данные в таблице
  3. Как перенести данные из Google Аналитики в электронную таблицу
  4. Как использовать несколько валют в таблицах
  5. Добавление финансовых данных в таблицу
  6. Как искать данные в таблице с помощью функции QUERY
  7. Как создавать и редактировать сводные таблицы
  8. Как автоматизировать задачи с помощью макросов
  9. Как разделить данные на несколько столбцов
  10. Установка одинакового размера для столбцов и строк таблицы
  11. Как предоставить доступ для всех в Интернете
  12. Как опубликовать файл в виде веб-страницы
  13. Как управлять крупными мероприятиями в Календаре
  14. Как создать цифровой журнал регистрации с помощью Таблиц
  15. Как расширить функции сервисов с помощью дополнений и скриптов

Как использовать формулы

  1. Откройте таблицу.
  2. Введите в ячейку знак равенства (=) и название функции. Примечание. Система может автоматически предлагать формулы и диапазоны на основе имеющихся данных.
  3. Окно с названием и синтаксисом вводимой формулы, а также примерами ее использования будет открыто на протяжении всего редактирования. Чтобы увидеть статью полностью, нажмите «Подробнее» в нижней части окна подсказок.

Совет. Вам доступны подсказки подходящих функций для формул, которые вы вводите. Следовать подсказкам не обязательно.

Чтобы включить или отключить подсказки, вверху страницы нажмите ИнструментыВключить подсказки формул.

Как использовать формулы

  1. Откройте таблицу.
  2. Введите в ячейку знак равенства (=) и название функции. Примечание. Система может автоматически предлагать формулы и диапазоны на основе имеющихся данных.
  3. Окно с названием и синтаксисом вводимой формулы, а также примерами ее использования будет открыто на протяжении всего редактирования. Чтобы увидеть статью полностью, нажмите «Подробнее» в нижней части окна подсказок.

Совет. Вам доступны подсказки подходящих функций для формул, которые вы вводите. Следовать подсказкам не обязательно.

Чтобы включить или отключить подсказки, вверху страницы нажмите ИнструментыВключить подсказки формул.

Как преобразовать формулу в значение

Давайте рассмотрим два простых и быстрых способа преобразовать формулу в значение в Google Таблицах. Оба метода включают простое копирование формулы и замену их полученными значениями.

Чтобы продемонстрировать оба метода, мы собираемся использовать следующий набор данных:

Как видите, приведенный выше набор данных состоит из набора формул в столбце B, который возводит в квадрат значения в столбце A.

Использование вставки в качестве значений для преобразования формулы в значение

Этот метод требует всего нескольких щелчков мыши. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы преобразовать формулы в столбце B в значения:

  • Выделите ячейки, содержащие формулы, которые вы хотите преобразовать. В нашем примере выберите ячейки от B2 до B10.

  • Скопируйте ячейки с помощью сочетания клавиш CTRL + C (если у вас Mac, нажмите Cmd + C).
  • Щелкните правой кнопкой мыши свой выбор и наведите указатель мыши на параметр «Специальная вставка» в появившемся контекстном меню.

  • Это отобразит новое контекстное подменю со всеми вашими опциями вставки.
  • В этом подменю выберите параметр «Вставить только значения».

Это приведет к замене всех ваших формул только их возвращенными значениями.

Использование сочетания клавиш для преобразования формулы в значение

Более быстрый способ преобразовать формулу в значение — использовать сочетание клавиш. Точно так же, как мы используем сочетание клавиш CTRL + C для копирования значений и CTRL + V для вставки значений, мы можем использовать CTRL + SHIFT + V для вставки только значения, возвращаемого формулой.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы преобразовать формулу в значение с помощью этого метода:

  • Выделите ячейки, содержащие формулы, которые вы хотите преобразовать. В нашем примере выберите ячейки от B2 до B10.
  • Скопируйте ячейки с помощью сочетания клавиш CTRL + C (если у вас Mac, нажмите Cmd + C).
  • На клавиатуре нажмите сочетание клавиш CTRL + SHIFT + V (удерживайте клавиши SHIFT и CTRL, а затем нажмите клавишу V, пока две предыдущие клавиши остаются нажатыми). Если вы используете Mac, вы можете нажать клавишу Cmd вместо CTRL.

Это приведет к замене всех ваших формул только их возвращенными значениями.

В этом руководстве мы показали вам два простых способа преобразования формул в значения в Google Таблицах. Один метод предполагает использование контекстного меню, а другой — использование сочетания клавиш. Мы надеемся, что вы нашли это руководство полезным и легким для понимания.

Excel

Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее «Google Таблиц» и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.

Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности «Google Таблицы» выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в «Google Таблицы» возникает частенько.

Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в «Google Таблицы» напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.

Как импортировать. Алгоритм предельно прост:

Открываем меню «Файл» → пункт «Импортировать».

Переходим на вкладку «Загрузка» и перетаскиваем или выбираем нужный файл на компьютере.

Выбираем, как именно нужно загрузить данные — создать новую таблицу, вставить листы, добавить на текущий лист — всего 6 вариантов. Затем кликаем «Импортировать данные».

Если выбрать «Создать таблицу», файл загрузится в виде отдельного документа, который откроется в новой вкладке

Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Вековой опыт
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector