Вариант 1: Веб-сайт
Способ 2: Создание копии
-
Безусловно, помимо автоматического сохранения файлы можно вручную добавлять на Google Диск, например, если вы хотите установить какие-то особые настройки вроде названия. Для этих целей в нужном документе разверните «Файл» на верхней панели.
Через представленное меню перейдите к окну «Создать копию».
После этого на свое усмотрение отредактируйте информацию, изменив «Название» в соответствующей строке и указав новое место на Гугл Диске для сохранения.
Воспользуйтесь кнопкой «ОК» в том же всплывающем окне «Копировать файл», чтобы завершить процедуру сохранения. Если все сделано правильно, в результате на новой вкладке браузера откроется новый документ с возможностью редактирования.
Способ 3: Загрузка на ПК
- Последний метод сохранения Google Документов заключается в скачивании материала на ПК. Для этого, как и ранее, разверните меню «Файл» на верхней панели.
Наведите курсор мыши на пункт «Скачать» в представленной списке и через дополнительное меню выберите формат, в котором необходимо выполнить сохранение на компьютере.
В окне «Сохранение» по желанию измените название файла, выберите директорию для сохранения и нажмите отмеченную нами кнопку на нижней панели.
Итоговый документ можно будет просматривать соответствующими средствами. Однако учтите, что изначальное форматирование сохраняется не всегда.
Google Docs (Документы Гугл) – комментарии, как комментировать
Работа с документами в Гугл не была бы настолько удобной без опции комментирования. С ее помощью при совместном доступе к файлу руководитель проекта, не вмешиваясь в работу своих коллег или подчиненных, может просто оставлять комментарии к отдельным фрагментам файла. Пример комментария:
Чтобы оставить свой комментарий необходимо:
1. Получить доступ к возможности комментировать файл, а не только его просматривать. Поскольку сей документ создали мы же сами, то опция комментирования и даже редактирования нам доступна по умолчанию, как автору документа.
2. Выделить в тексте нужный фрагмент (букву, слово, строку, абзац, пункт, раздел, картинки) и справа от этой строки нажать на значок «Добавить комментарий».
3. В открывшемся блоке просто вводим свой комментарий с клавиатуры и жмем «Комментировать».
4. Кроме того, мы также можем ответить на комментарии других людей, совместно работающих с этим файлом. Если кликнуть на комментарий, под ним появится пустое поле «Введите ответ…», а также будет доступна кнопка «Вопрос решен».
5. Если же мы хотим изменить свой комментарий или его удалить, воспользуемся значком вертикального многоточия справа от кнопки «Вопрос решен». При нажатии на многоточие появятся опции – «Изменить» и «Удалить».
6. Посмотреть полный список комментариев к файлу, а также историю ответов на комментарии, можно с помощью кнопки «Комментарии», которая размещается по соседству с опцией «Настройка доступа».
7. После работы с конкретным файлом мы можем выйти к перечню всех документов, если нажмем на значок списка в левом верхнем углу:
Практический смысл
Практическая ценность процедур и операций, описанных выше, заключается в совместном доступе и редактировании какой-нибудь документации.
К слову, по такому же принципу ведут обучение и проверку домашних заданий многие тренеры, предоставляющие услуги онлайн через Интернет. Ученик выполняет работу, открывает доступ к документу для тренера и дает ссылку в отчете, а тренер – читает и комментирует, вносит свои исправления.
Второй случай — нам нужно, чтобы над текстом поработала группа специалистов компании. Для этого необходимо: загрузить файл в Google Docs и скинуть коллегам ссылки на редактирование и комментирование.
Как только работа будет окончена, мы сможем по этой же ссылке раскрыть скорректированный документ и отследить все его изменения/правки и комментарии. Дополнительно можем исправить какие-то мелочи и скачать готовый файл на компьютер, распечатать его на бумаге или сохранить в «облаке» Google Диска. Вот так все легко и просто!
Что такое Google Документы (Google Docs)?
Google Docs — это такой же полноценный офисный пакет как и Microsoft Office, Apple iWork и далее по списку. Его основой так же являются текстовый и табличный процессор, а также редактор презентаций. Главное отличие — бесплатность и отсутствие программной части. Вся работа будет происходить исключительно в пределах браузера. В качестве основы для хранения файлов выступает облачное хранилище Google Drive с предоставляемыми 15 Гб бесплатного дискового пространства.
Исходя из этого существуют и ограничения по хранимым данным:
- 1 020 000 символов или 50 МБ — для текстовых документов;
- 2 000 000 ячеек — для таблиц;
- 100 МБ (около 400 слайдов) — для презентаций;
- 5 ТБ — другие файлы.
Этих объёмов более чем достаточно для удовлетворения нужд рядового пользователя и мелкого корпоративного сегмента. Не стоит забывать о том, что при оперировании достаточно большими документами, особенно при небольшой скорости интернет-соединения, работа будет протекать медленнее.
Как вы уже понимаете, все данные будут храниться в сети и это здорово, ведь в таком случае вы сможете получить доступ к любым документам из любой точки планеты где есть интернет и какое-нибудь цифровое устройство (компьютер, планшет или смартфон). Нет необходимости устанавливать дополнительное, а в случае с Microsoft Office — платное программное обеспечение
Не каждый может похвастаться купленной лицензией, но при работе в компании это важно. В случае дисконнекта вы сможете продолжить работу, а после восстановления соединения все данные на сервере обновятся
Редактирование
Если создать документ в Гугл Докс, то открывается доступ к текстовому редактору, состоящему из (условно) двух частей:
Двойная панель инструментов. Вверху вкладки для различных действий (Файл, Изменить, Вид, Вставка, Формат и т.д) а внизу собственно инструменты — для изменения вида и размера шрифта, создания заголовков, выравнивания текста, создания списков и пр.
Поле для ввода текста.
Как редактировать документ:
- Для ввода текста установите курсор в нужное место и начинайте печатать. Предварительно на панели инструментов можно выбрать вид шрифта и его размер.
- Для изменения уже написанного текста выделите левой кнопкой мыши нужный участок, а затем на панели инструментов выставьте нужные значения.
- Чтобы добавить к тексту комментарий, выделите слово или предложение, о котором идет речь и нажмите на значок “+” — он появится справа от поля для ввода. И так далее.
Также прямо отсюда можно создать другие документы в Гугл: нажмите на “Главная страница” (синий ярлык в левом верхнем углу окна), а затем на “+” в панели шаблонов.
Часто задаваемые вопросы
Какой формат следует выбрать при скачивании?Выбор зависит от того, какие файлы и из какого сервиса вы экспортируете, а также для чего они вам нужны. Мы добавили поддержку самых популярных и удобных типов файлов. Например, контакты экспортируются в формате vCard, который поддерживается большинством сервисов электронной почты. Тем не менее вы можете выбрать и другие варианты.
Где следует хранить данные?
Экспортируйте файлы туда, где достаточно свободного пространства для их хранения и где они будут в безопасности. Как правило, проще всего скачать данные непосредственно на компьютер.
Если доступ к компьютеру есть у посторонних людей, экспортируйте данные на Google Диск или в другое хранилище, которым можете пользоваться только вы.
Примечание. Если вы планируете удалить свой аккаунт и сохранили архив с данными на Google Диске, сначала перенесите архив в другое место.
Почему архив разбит на несколько файлов?
Когда размер архива превышает заданное вами ограничение, он разбивается на несколько частей.
Если вы хотите избежать этого, попробуйте установить лимит в 50 ГБ.
Примечание. Чтобы распаковать архив в формате TGZ, может потребоваться специальное программное обеспечение. Кроме того, в названиях таких файлов нельзя использовать символы Unicode.
Почему срок действия архивов ограничен?
Архив доступен для скачивания в течение примерно семи дней. Потом его потребуется создать заново, так как за это время данные устареют.
Когда срок хранения архива истечет, у вас по-прежнему будет доступ ко всем своим данным в сервисах Google.
Примечание. Один архив можно скачать не более пяти раз. После этого следует создать новый запрос.
Почему при скачивании архива нужно повторно вводить пароль?
Мы заботимся о безопасности ваших данных и хотим быть уверены, что архив скачаете именно вы.
Поэтому мы запрашиваем повторный ввод пароля, если с момента вашего последнего входа уже прошло какое-то время. Мы понимаем, что это может вызвать некоторые неудобства
Однако когда речь идет о вашей личной информации, лучше соблюдать дополнительные меры предосторожности
Примечание. Если в аккаунте включена двухэтапная аутентификация, возможно, вам потребуется пройти дополнительный этап проверки.
Мне не удалось создать или открыть архив. Что делать?
Если при создании или открытии архива произошла ошибка, попробуйте создать экспорт ещё раз. Обычно это помогает решить проблему.
Почему в архиве отсутствуют недавние изменения?
Если в промежутке между запросом на скачивание и созданием архива вы внесли изменения в данные, они могут не сохраниться в файле. Примеры:
- изменения в настройках доступа или разрешениях для файла на Google Диске;
- решенные вопросы в файле на Диске;
- добавленные или удаленные фотографии или альбомы.
Как сохранить ярлыки Gmail при экспорте сообщений?
Когда вы скачиваете данные почты, ярлыки всех сообщений Gmail сохраняются как специальный заголовок X-Gmail-Labels. Почтовые клиенты пока не распознают эти заголовки по умолчанию, но могут поддерживать расширения для работы с ними.
Почему я не могу найти некоторые видео на YouTube?
Если вам не удается скачать какие-либо из ваших видео с YouTube, проверьте, связан ли ваш канал YouTube с аккаунтом бренда. Если это так, то:
- убедитесь, что вы вошли в аккаунт Google, связанный с аккаунтом бренда;
- , который вы использовали для загрузки видео на YouTube.
Совет. Если у вас несколько аккаунтов брендов, вы можете выполнить действия для скачивания видео в каждом из них.
Основные преимущества Google Docs
Сравнительную характеристику уместно проводить с основным конкурентом — MS Word. Неоспоримые преимущества Google Docs:
Сервис является бесплатным.
Возможно облачное хранение. При использовании MS Word информация тоже отправляется в облако, однако в системе Google функция установлена по умолчанию.
Элементарная процедура по обмену файлами. Достаточно отправить только ссылку, и нужный документ окажется у получателя.
Доступен функционал для коллективной работы. Один документ может быть использован несколькими людьми одновременно. В случае с MS Word данное действие выполняется несколько сложнее.
Удобство при работе с историей изменений
Если удаление важного объекта произошло несколько страниц назад, вернуть информацию довольно просто. Не придется много раз нажимать комбинацию Ctrl + Z.
Функция голосового ввода
Если нет желания сидеть за компьютером и глаза нуждаются в отдыхе, достаточно продиктовать текст искусственному интеллекту от Google.
Можно использовать Google Docs как на компьютере, так и на телефоне, где есть стандартный браузер.
Полезные ссылки: Как правильно сделать презентацию: подробная инструкция, Что такое пресеты и как ими пользоваться: шпаргалка, Как создать pdf документ: крутая шпаргалка для всех.
Как создать документ Гугл
Если у вас уже есть аккаунт в Гугл, до вы можете сразу приступать к выполнению следующих инструкций. А если нет — сначала зарегистрируйтесь. Это займет буквально пару минут.
Как создать Гугл документ с нуля:
На экране отобразится пустой Гугл документ, доступный для редактирования.
Как в Гугл Документы онлайн создать документ из файла Word:
- Войдите в сервис по описанию выше, но не нажимайте на “Пустой файл”.
- Посмотрите в правую часть раздела “Недавние файлы”. Там есть иконка “Папка” — если навести на нее курсор, появится надпись “Открыть окно выбора файлов”. Нажмите на эту иконку.
- Переключитесь на вкладку “Загрузка”.
- Здесь можно нажать на “Выбрать файл на устройстве”, затем через окошко проводника выбрать файл Word для загрузки,* чтобы создать Гугл документ с возможностью редактировать онлайн.
Когда объект будет загружен, он автоматически конвертируется из Word в формат Google Dock и станет доступен для редактирования.
*Также вы можете просто перетащить файл в окошко вкладки “Загрузки”. Для этого необходимо уменьшить окно браузера так, чтобы был виден рабочий стол компьютера.
Создание Google Документа
Практически все решения от компании Гугл являются не только кроссплатформенными, но и представленными в двух версиях — веб и мобильное приложение. Документ в каждой из них создается по несколько разному алгоритму, а потому далее мы детально рассмотрим каждый из них.
- Для начала работы с Google Документами нужно войти в свою учетную запись.
Теперь вы можете создавать и редактировать файл точно также, как и в любом текстовом редакторе, с той лишь разницей, что документ сохранять не нужно — это происходит автоматически. Если вы хотите сохранить исходный документ нажмите «Файл», затем «Создать копию».
Вариант 2: Мобильное приложение
Повторимся, у Google также есть и мобильные приложения для доступа к рассматриваемому сервису, работающие на смартфонах и планшетах. Рассмотрим работу с ним на примере Android-версии – вариант для iOS идентичен.
- После загрузки запустите программу с рабочего стола или меню приложений.
Доступно создание как чистого файла, так и документа на основе шаблона. В первом случае появится текстовый документ без предварительного форматирования, тогда как во втором достаточно просто ввести нужные данные в формы шаблона.
Вот так просто и удобно создается Google Документ.
Как можно оформить гиперссылку
Чтобы читателю было понятнее, куда ведет тот или иной линк, при его создании можно добавить подсказку.
В любое время вы можете изменить внешний вид гиперссылок:
- убрать или добавить подчеркивание;
- сделать шрифт полужирным и курсивом;
- изменить цвет гиперссылки, по которой еще ни разу не переходили;
- задать цвет фона и спецэффекты: тени, свечение, контуры.
Для этого выделите курсором фрагмент и воспользуйтесь стандартными средствами Word.
А вот поменять цвет линка, по которому уже совершался переход, так просто не получится. Но для этого все же есть небольшая хитрость.
Выделяем слово или словосочетание и видим всплывающую панель, нам нужна опция “Стили”. Выбираем самый обычный вариант, затем отменяем написание курсивом. Теперь ссылку будет сложно отличить от обычного слова, при этом она никуда не исчезнет.
Также можно использовать копирование стиля, для этого в редакторе есть специальный инструмент.
Краткое сравнение
| Свернуть все
| В Microsoft Word | В Google Документах* | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Предоставление доступа к файлу с помощью Microsoft SharePoint или OneDrive |
Предоставление доступа к файлу в Документах |
||||||
| Совместная работа в режиме реального времени в Word Online |
Совместная работа в режиме реального времени в Документах Если вы предоставили доступ к документу, соавторы смогут редактировать его, добавлять комментарии и назначать задания в зависимости от уровня доступа.
|
||||||
| Доступ к истории версий через SharePoint или OneDrive |
Доступ к истории версий в Документах |
||||||
| Отслеживание изменений в документе |
Добавление подсказок и комментариев Как добавить подсказку в документ
|
||||||
| Открытие документа Word |
Открытие документа Word Все изменения сохраняются в исходном файле Microsoft Office. Подробная информация приведена в статье Как работать с файлами Microsoft Office. |
||||||
| Офлайн-доступ к документу на OneDrive |
Офлайн-доступ к документу на Диске Подробнее о том, как работать с файлами Диска на компьютере или мобильном устройстве без подключения к Интернету… |
||||||
| Автоматическое сохранение документов в среде SharePoint или OneDrive, включение функции автоматического восстановления |
Автоматическое сохранение документов на Диске |
||||||
| Вставка картинок в документ |
Добавление изображений в документ Вы можете перетащить в документ изображение, сохраненное на компьютере, или нажать ВставкаИзображение и выбрать картинку с Google Диска, из Google Фото, интернета и других источников. В Документах можно кадрировать изображения и изменять их цвета, а также получать рекомендации по работе с изображениями на панели анализа данных. Подробнее о том, как добавлять и редактировать изображения… В документ также можно добавить графический водяной знак. |
||||||
| Добавление в документ диаграммы Excel |
Добавление в документ диаграммы из Таблиц Подробнее о том, как вставлять и редактировать диаграммы… |
*Эти инструкции применимы только к веб-версии.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.
