Письмо без ответа? как писать так, чтобы вам всегда отвечали?

Написание правильных электронных писем

Вы знакомы с выражением: подумайте, прежде чем действовать? В этом случае подумайте, прежде чем создавать электронное письмо. Старайтесь придерживаться трех ключевых этапов в написании правильного электронного письма:

1. Создайте главную цель сообщения. Это может показаться элементарным, т.к. вы знаете, почему вы отправляете письмо, но если это не так, тогда читатель может не знать, какова эта цель и какие действия вы от него ожидаете.
2. Продумайте структуру письма. Каждый абзац должен состоять не более, чем из 5-6 строк, а также пустой строкой между абзацами. Если в основном сообщении есть подпункты, они должны быть перечислены с номерами или маркерами, чтобы читатель мог легко их отсканировать. Чем более понятным будет ваше сообщение, тем больше вероятность его прочтения и выполнения требуемого действия.
3. Персонализируйте сообщение. Как читатель отреагирует на ваши слова и тон? Будет ли читатель чувствовать, что его критикуют? Будет ли он думать, что вы написали сообщение в гневе?

Теперь попробуем написать правильное письмо двум нашим подчиненным, которые стараются выполнить свою работу вовремя. Целью письма является определение проблемы и предоставление плана по улучшению определенных действий. Сообщение будет содержать одну основную цель и шаги для ее достижения.

Конечно, никто не любит, когда его критикуют, поэтому акцент должен быть сделан на действия по решению проблемы. Сначала посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Мы все достаточно заняты в это время года. Как вы хорошо знаете, наша компания ожидает от вас соблюдения всех сроков. Возможно, вам нужно проводить больше времени в офисе, чтобы вы могли уложиться в сроки. Тот факт, что наша компания прошла через этап сокращения сотрудников не является оправданием для несоблюдения этих сроков. Возможно, вам будет полезно пройти несколько курсов по управлению временем, которые доступны на нашем портале. Вы должны понимать, что у вас еще два отчета, которые вы должны сдать к концу месяца, несмотря на то, что мы уже ждем от вас три отчета с прошлой недели. Как вы планируете соблюдать предстоящие сроки?

Является ли целью этого послания критика, предложение помощи или прекращение жалоб, или все вместе? Выглядит ли сообщение привлекательным для чтения, или в этот абзац упаковано несколько идей? Как читатели отреагируют на сообщение? Большинство из нас, вероятно, будут защищаться или злиться.   

Как итог, сообщение не было правильно обработано. Теперь посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Давайте найдем способ помочь вам завершить три отчета, которые вы должны были предоставить на прошлой неделе, и своевременно подготовить два предстоящих.

На всех нас оказывает влияние сокращение штата нашей компании, и нам приходится совершенствовать свои навыки управления временем, чтобы придерживаться сроков, установленные в компании. Рассмотрите возможность реализации одного или нескольких из этих предложений по управлению временем:

• старайтесь чаще пользоваться онлайн-календарем;
• разделяйте крупные задачи на более мелкие проекты;
• делегируйте мелкие проекты Андрею и Кристине;
• пройдите курсы по управлению временем на нашем портале.

Если у вас есть вопросы и предложения по соблюдению сроков выполнения отчетов, дайте мне знать.

Прежде чем отправлять любое электронное сообщение, следует провести ряд проверок. Сюда входит:

• проверка на пропущенные слова;
• поиск неправильных слов, которые не подходят по смыслу;
• проверка грамматики и пунктуации;
• правильное написание имен и данных;
• проверка на содержание письма и полноту информации (место встречи, время, цель и повестка);
• проверьте тональность вашего письма;
• последняя проверка должна включать самих получателей вашего сообщения.

Текст письма в скриншоте

Иногда я получаю письма от подписчиков, в которых не так-то просто найти текст письма. Дело в том, что в таком письме текст отсутствует. В лучшем случае там имеется только подпись, которая вставляется автоматически.

Письмо пустое и никаких пояснений нет. Но зато к письму прикреплен один файл или несколько. Как известно, в целях безопасности не рекомендуется открывать вложенные файлы в письмах от незнакомых отправителей. Это первый важный аргумент в пользу того факта, что текст  следует размещать внутри письма, а не в прикрепленном скриншоте.

Второй аргумент состоит в том, что на экране крайне неудобно читать текст письма со скриншота, особенно если скриншот большой.

Если все-таки нужно к письму прикрепить один или несколько файлов, то всегда следует в тексте письма написать хотя бы пару предложений. В первом предложении будет весьма уместно приветствие, например, «Здравствуйте». Второе предложение содержит пояснение, зачем получателю письма нужно открыть вложенные файлы. К примеру, можно написать «Высылаю во вложении к письму скриншот (документ, презентацию) по теме такой-то».

Пользователи зачастую текст письма предварительно набирают в текстовом редакторе. Это разумное решение, потому что в этом случае набранный текст не пропадет и не исчезнет при отправке письма.

Однако после того, как текст готов, его следует выделить и скопировать (можно с помощью клавиш Ctrl+C). А затем открыть письмо и вставить туда этот текст (например, используя клавиши Ctrl+V). Тогда не понадобится делать скриншот с текстом и прикреплять его к письму. Получателю удобнее, проще и понятнее открыть письмо и, не теряя время, сразу читать текст, вместо того, чтобы искать его в скриншоте, прикрепленном к письму.

Эмодзи

Читатели позитивнее реагируют на сообщения с эмодзи (смайликами) — они кажутся более тёплыми и дружескими. Пиктограмма в теме также поможет выделить ваше письмо среди других. Но будьте осторожны — некоторые эмоджи не отображаются в почтовых сервисах, и вместо мордашки можно получить бессмысленный квадратик.

Так выглядят некоторые входящие письма в моем ящике. Как видите, почти все отправители соблюдают этикет в электронной почте. В адресе прописано название компании или имя отправителя, в теме и самом письме ко мне часто обращаются по имени. Только Google Maps Timeline совершили небольшой прокол — их пиктограмму почтовый сервис не отобразил.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма. Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой

Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке

Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма

Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Размер письма

Письмо должно быть максимально коротким. Идеально, когда в нём содержится только суть обращения. Если получателю нужно почитать статью или ознакомиться с проектом — прикрепляйте их в виде файлов или добавляйте ссылки на источник. Длинную «колбасу» никто не осилит да и вряд ли захочет это делать. У вас есть минута, чтобы донести смысл письма до читателя.

Если же по какой-то причине текст должен быть большим, форматируйте его, разбивайте на абзацы, выделяйте ключевые слова полужирным шрифтом или цветом, вставляйте картинки. Однообразный текст читать сложно

Когда в письме есть заголовки и абзацы, сделаны акценты на самом важном, воспринимать его гораздо проще

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

• точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
• уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
• соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

Адрес отправителя и тема письма

Адрес отправителя — это ваша визитная карточка, поэтому важно дать своему почтовому ящику правильное имя. Если вы пользуетесь личной почтой для работы, она должна иметь соответствующий адрес

Желательно, чтобы он включал ваши имя и фамилию.

К примеру, я могу использовать почту [email protected] для деловых целей, но если я создам ящик с адресом [email protected], то никто не будет воспринимать меня всерьез.

Во многих почтовиках есть функция настройки псевдонима, когда получатель видит не электронную почту, а имя и фамилию, написанную кириллицей, — это очень удобно и солидно. Также почти везде есть возможность выбрать аватарку — не поленитесь и установите свою фотографию в деловом стиле или логотип компании.

Если вы обращаетесь от имени бренда, старайтесь писать с корпоративного ящика с прописанным в адресе названием предприятия. Не шлите партнёрам письма с разных почт, это их запутает.

Следом за адресом следует тема письма. Каждый, кто разбирает почту — будь то секретарь или сам руководитель — обычно завален сотнями писем ежедневно. Поэтому правильно сформированная тема — один из главных факторов, решающих, будет ли ваше письмо открыто или затеряется среди других. Из-за огромного потока корреспонденции могут потеряться даже те письма, которых ждут, если тема не указана или не отражает сути обращения.

Примеры хороших тем: «Договор на согласование», «Материалы для подготовки презентации на тему…», «Дополнительные вопросы по проекту…».

Избегайте заголовков, которые выглядят как реклама, — именно так их и будут воспринимать. Письма, за которыми заметен живой человек, открывают чаще. Даже несколько коряво сформулированная тема «Предлагаю сотрудничество, я юрист» сработает лучше, чем заголовок а-ля «Только сегодня! 70% скидка на услуги юриста для вашей компании».

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

• как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
• так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

«Опасно думать, что ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА позволяет больше, чем личное общение!»

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

«Чтобы общение было ПРОДУКТИВНЫМ И КОМФОРТНЫМ, нужно помнить о деловой этике и элементарных правилах хорошего тона…»

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т.д.

3

Внимание к деловым интересам оппонента. 4

Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

6. Честность и понятность изложенных мыслей и предложений, чтобы оппоненту не приходилось ни о чем догадываться и «читать между строк»

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Адрес электронной почты

Чтобы получать и отправлять письма, нужно получить адрес электронной почты. Раньше их выдавали только провайдеры интернета своим абонентам — например, если ты подключался к провайдеру «Кубаньэлектросвязь», то тебе выдавался адрес вроде [email protected]. Часто услуга была платной. 

Потом появились онлайн-сервисы, которые выдают адреса всем желающим и бесплатно. Сейчас каждый может зарегистрировать сколько угодно электронных почт — для этого достаточно зайти на Яндекс и придумать имя для своего почтового ящика.

Каждый адрес электронной почты состоит из трёх частей: имени, символа @ и адреса почтового сервера:

Имя пользователя каждый придумывает сам, но есть момент: если кто-то до вас уже взял себе такое имя, то вы не сможете его использовать и нужно придумать другое. Для имени используются цифры, буквы латинского алфавита, дефис, знак подчёркивания. Некоторые почтовые службы также разрешают использовать точку, например: [email protected]  

Разделитель — это специальный символ @, который отделяет имя пользователя от адреса сервера. В русском языке его называют собакой, в английском — at, в Польше — обезьяной, а во Франции — улиткой. Происхождение — от предлога at, «при». Получается «Миша Иванов при Яндексе». 

Адрес сервера показывает, на какой сервер будут приходить входящие письма. Если кто-то напишет на адрес [email protected], то это письмо будет обрабатывать почтовый сервер Яндекса.

Призыв к действию

Лучше всего работает кнопка с призывом или хотя бы гиперссылка с увеличенным цветным шрифтом.

В примере ниже рекламодатель не только предлагает зарегистрироваться на конференцию, но и объясняет, почему это важно

Кнопка с призывом к действию в письме

Но следует заметить, что кнопки с призывом относятся к специфике рассылок и рекламных писем. Если речь идёт о деловой переписке с конкретным человеком, достаточно сформулировать свои пожелания в тексте письма и постараться обосновать их с выгодой для собеседника. Например: «Прошу сообщить о вашем решении до конца рабочей недели, чтобы мы успели передать ваш заказ в производство в этом месяце».

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Приветствие и обращение

Во-первых, они должны быть. Письма, в которых отправитель никак не здоровается и не обращается к получателю — это признак бескультурья. Никто не станет заходить в кабинет к партнёру или начинать разговор с собеседником, не здороваясь.

Приветствие «Здравствуйте!» вместе с обращением на «вы» остаётся признаком вежливого человека. Не нужно стремиться к витиеватости. Фразы «Доброго времени суток» или «Многоуважаемый Виктор Александрович» создадут впечатление, что по ту сторону экрана сидит какой-то странный человек в ливрее.

Некоторые компании используют в рассылках молодёжные приветствия и фразы — «Привет!», «Поехали!», «Не пропусти!», обращаются на «ты». Этикет электронных писем это допускает, но только если вы уверены, что целевая аудитория лучше воспринимает неформальный тон. В случае общения с конкретным человеком такого приёма лучше избегать.

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером. Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме

Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку

В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Как отправить письмо с телефона

Через приложение

Почтовое приложение – это отдельная программа для телефона. Она помогает работать с письмами: быстро их получать и отправлять.

У каждого почтового сайта есть свое официальное приложение. Установить его можно бесплатно через Play Market (Google Play) на Андроиде и App Store на Айфоне. После установки нужно открыть программу и ввести данные от ящика: его название (логин) и пароль.

Приложения для Андроида:

Приложения для Айфона:

Яндекс.Почта

1. Откройте приложение.

2. Нажмите на иконку карандаша в нижнем углу.

3. Заполните форму:

• В поле «Кому» напечатайте электронный адрес получателя.
• В поле «Тема» укажите, о чем или от кого письмо.
• В поле под темой напечатайте свое сообщение.

Программа добавляет подпись «Отправлено из мобильного приложения Яндекс.Почты». Ее можно удалить или изменить в настройках.

4. Нажмите «Отправить» вверху.

Почта Mail.ru

1. Откройте приложение.

2. В правом верхнем углу нажмите на иконку карандаша.

3. Откроется окошко для создания нового сообщения.

• В строку «Кому» введите адрес получателя.
• В строку «Копия» можно дополнительно добавить еще один или несколько адресов.
• В строку «Тема» введите тему сообщения.
• В самую большую область напечатайте основной текст.

Приложение автоматически добавляет цифровую подпись. Ее можно изменить в настройках.

4. Нажмите на перевернутый треугольник в правом верхнем углу для отправки сообщения.

Приложение Gmail

1. Откройте программу.

2. Нажмите на значок + в нижнем углу.

3. Заполните форму.

• Кому: адрес получателя.
• Тема: суть сообщения.
• Текст сообщения: содержание письма.

4. Для отправки нажмите на иконку вверху справа.

Через мобильный браузер

Яндекс

1. Перейдите по адресу mail.yandex.ru.

2. Напечатайте логин и нажмите «Войти».

3. Напечатайте пароль и нажмите «Войти».

4. Откроется ящик. Чтобы написать новое сообщение, нажмите на маленький значок карандаша в левом верхнем углу.

5. Откроется окошко:

• В поле «Кому» напечатайте адрес.
• В поле «Тема» придумайте тему.
• В нижнее большое поле напечатайте текст.

6. Для отправки нажмите на иконку конверта в правом углу.

Mail.ru

1. Перейдите в сервис Майл по адресу m.mail.ru.

2. Нажмите на кнопку «Почта».

3. Откроется форма авторизации. Заполните ее своими данными – напечатайте логин и пароль. Нажмите «Войти».

4. Откроется ящик. Нажмите кнопку «Написать».

5. Появится форма для создания нового сообщения:

• В поле «Кому» укажите адрес получателя.
• В поле «Тема» напечатайте тему.
• В следующее большое текстовое поле напечатайте сообщение.

6. Нажмите «Отправить».

Gmail.com

1. Перейдите на сайт gmail.com.

2. Нажмите на «Добавить аккаунт».

3. Напечатайте логин.

4. Напечатайте пароль.

5. Откроется электронный ящик. Нажмите на значок карандаша для создания нового сообщения.

6. Заполните форму:

• В поле «Кому» напечатайте адрес.
• Поле «Копия» оставьте пустым.
• В поле «Тема» придумайте тему.
• В текстовое поле под темой напишите основной текст.

7. Нажмите на кнопку «Отправить».

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

На что обратить внимание при ответе на полученное письмо

Во всех почтовых ящиках ответ на полученное письмо пишется стандартным образом. Разберем это на примере почты Майл ру. Итак, Вы открыли письмо и нажали на кнопку «Ответить», что дальше?

Рис. 4 (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.

Первым делом нужно обратить внимание на графу «Кому» (красная цифра 1 на рис. 4)

Дело в том, что там может быть указан не один получатель, а несколько. Так бывает, если письмо с одним и тем же текстом отправляется сразу нескольким получателям, по разным электронным адресам. Однако ответ на такое письмо может быть предназначен только одному человеку. Тогда остальных получателей следует удалить в поле «Кому» и оставить там одного получателя.

Далее обращаем внимание на поле «Тема». После нажатия на кнопку «Ответить» в этом поле всегда появляется «Re:»

А далее повторяется «слово в слово» тема того письма, которое Вы получили.

Тему ответного письма можно изменить при необходимости. Для этого можно кликнуть в поле «Тема» и ввести свою тему. Но обычно тему не рекомендуется менять, чтобы не путать получателя ответа и не прерывать начатый диалог в переписке.

Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.

Отличие электронного письма от бумажного и подпись

В ручной переписке «по старинке» мы никогда не прикладываем письмо отправителя, а пишем ответ с чистого листа. Ответ по электронной почте отличается тем, что мы сохраняем письмо отправителя, а свой ответ пишем в начале этого письма. Пишем свой ответ в начале электронного письма, а не в конце, не в середине и не где-то в другом месте. Так устроен своего рода этикет переписки по электронной почте.

Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.

Теперь осталось окинуть взглядом еще раз свой ответ, дабы проверить, как в нем заполнены все поля. И после этого нажать «Ответить».

Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.

Как правильно написать ответ на электронное письмо

Другие статьи:

1. Как в Яндекс.почте отправить письмо себе в будущее или прямо сейчас и зачем это нужно?

2. Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса и Майл ру

3. Как переслать одно или несколько писем Gmail на другую почту

4. Почему не стоит хранить важные файлы в электронной почте

5. Как несколько файлов сделать одним, чтобы прикрепить на сервисе или отправить один файл

Распечатать статью

Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик. Уже более 3.000 подписчиков

.

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам

Время отправки писем

Маркетологи исследовали этот вопрос, но волшебного рецепта так и не нашли. Сначала все решили, что лучше отправлять письма в понедельник с утра, поскольку в начале рабочей недели человек с отдохнувшей головой будет охотнее читать почту. Но поскольку так стали делать многие, по понедельникам почтовые ящики распухали от сообщений, и обрабатывать их все не удавалось. Сегодня большинство компаний предпочитает отправлять письма по вторникам или четвергам.

Лучшее время для рассылки индивидуально для каждой отрасли бизнеса и для каждой цели. Конечно, деловые письма нужно слать в рабочее время, а рекламу ресторана — перед выходными. Это логично.

Но чтобы узнать лучший час и день именно для вашего случая, нужно тестировать время отправки, учитывая дневное расписание вашей целевой аудитории.

***

Этикет электронной почты — это полезный soft skill, от которого зависит многое в работе. Изучив эти несложные правила, вы повысите шансы улучшить позиции бизнеса, расширить клиентскую базу и создать позитивный имидж в глазах будущих партнёров еще до первой встречи.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.