Делегирование доступа к почте и совместная работа с ней

1. Найти учетные записи, связанные с электронной почтой

Если вы часто входите в приложения и веб-сайты с помощью кнопки быстрой авторизации на платформе электронной почты, скорее всего, вам не придется копать слишком глубоко, чтобы хотя бы просмотреть свои последние созданные учетные записи.

Для профилей, созданных вами с помощью таких параметров, как «Зарегистрироваться в Google», вы можете просто перейти к настройкам безопасности своей электронной почты. Там вы можете просмотреть список подключенных приложений, чтобы отредактировать или отозвать их доступ.

Чтобы посетить этот раздел в Google, перейдите на панель управления « Моя учетная запись» и щелкните вкладку « Безопасность » слева. Прокрутите, пока не увидите «Сторонние приложения с доступом к учетной записи» и нажмите « Управление сторонним доступом». Затем вы можете нажать отдельные приложения, чтобы отключить их от вашей учетной записи электронной почты.

Вам следует подумать об укреплении своей онлайн-безопасности, как только вы избавитесь от нежелательных сторонних приложений. Для этого посмотрите, как вы можете улучшить свою онлайн-безопасность и конфиденциальность

Если нужно получить только старые сообщения

Если вы перешли на Gmail недавно, перенесите старые письма из ящика, которым вы пользовались раньше.

Важно! Если вы используете Gmail на работе или в учебном заведении, а опция импорта недоступна, возможно, ваш администратор отключил эту функцию

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. Откройте вкладку Аккаунты и импорт или Аккаунты.
4. Нажмите Импортировать почту и контакты.
5. Следуйте появляющимся инструкциям.
6. Нажмите Начать импорт.

Мы будем пересылать письма из старого аккаунта на ваш новый адрес Gmail в течение 30 дней, чтобы вы могли постепенно уведомить свои контакты о смене адреса. Вы будете видеть напоминание о новом адресе Gmail в течение 60 дней. Его можно в любой момент отключить самостоятельно.

Как отключить импорт почты

1. На компьютере откройте аккаунт Gmail, в который импортировались письма.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. В настройках откройте вкладку Аккаунты и импорт.
4. В разделе «Получать почту из других аккаунтов» нажмите удалить напротив ящика, из которого выполняется импорт.

Примечание. Если письма все равно продолжают приходить, проверьте, не включена ли в другом аккаунте автоматическая пересылка на новый адрес. Чтобы ее отключить, найдите инструкции в Интернете. Если необходимо, вы можете также .

Закончилось свободное место в хранилище Google

Посмотрите, сколько писем хранится в папках «Спам», «Отправленные» и «Корзина». Обычно заполненность этих разделов не проверяется вообще, а ведь в них могут находиться тысячи сообщений с вложенными файлами. При более сложной настройке некоторые письма можно помещать в «Архив». Но это не означает, что они не занимают место на виртуальном сервере.

Решение этой проблемы довольно простое – полная очистка Google Диска, Gmail и Google Фото от всего, что накопилось годами, но точно не несет никакой практической пользы. С папкой «Спам» все просто и понятно – ее можно очистить полностью.

Правда, не стоит забывать, что некоторые письма могут оказаться в спаме по ошибке. Иногда система фильтрации сервиса неожиданно начинает отправлять в спам письма даже от проверенных адресатов.

С «Корзиной» тоже все просто

Пользователи сервиса Гугл наверняка обратили внимание на следующее сообщение от провайдера услуги:. Чем продиктовано это нововведение – заботой о клиентах или трудностями со свободным серверным пространством – не имеет значения

Главное, следить за регулярной очисткой «Корзины» теперь не нужно

Чем продиктовано это нововведение – заботой о клиентах или трудностями со свободным серверным пространством – не имеет значения. Главное, следить за регулярной очисткой «Корзины» теперь не нужно.

Намного сложнее дело обстоит с папками «Входящие», «Отправленные» и файлами, хранящимися на Гугл Диске. При многолетнем использовании аккаунта их становится очень много. Не факт, что вся информация старше одного года вдруг не окажется полезной. Но без ручной выборки или групповой сортировки по времени создания здесь не обойтись. Хотя сервис предлагает некоторую автоматизацию в виде сортировки файлов по типу и размеру.

Другой способ увеличения квоты дискового хранилища – покупка дополнительного места. Немногим это решение придется по душе, но в случае необходимости хранения в облаке большого объема информации этот вариант будет оптимальным.

Письма попадают в спам

Причин, по которым отдельные письма попадают в разряд нежелательных, много. Вот некоторые из них:

• система автоматической фильтрации ошибочно приняла отправку как нежелательную;
• вы несколько раз удалили письма с одного адреса непрочитанными, а робот «решил», что вы не хотите больше читать корреспонденцию данного респондента;
• отправитель многократно высылал вам «подозрительные» письма с некорректным контентом, рекламными вкладками или подозрением на наличие вирусов;
• пользователь случайно пометил письмо в меню как «спам».

Вернуть доверие к отправителю довольно просто. Достаточно пометить письмо в папке и нажать на иконку в меню «Не спам». Это команда групповой обработки, и впредь она будет применена ко всем отправлениям адресата. Само письмо вернется в папку «Входящие», но находящиеся здесь более ранние послания необходимо будет отыскивать вручную или через поиск.

Вы можете управлять автоматической фильтрацией для создания «белого» или «черного» списка отправителей. Для этого войдите в «Настройки», перейдите на вкладку «Фильтры и заблокированные адреса». Разблокируйте те письма, которые оказались там случайно.

Для более тонкой настройки доступен механизм создания выборочной автоматической фильтрации. С его помощью можно запрограммировать действия системы по отношению к сообщениям, сгруппированным по определенным признакам. Чтобы настроить фильтры, необходимо войти в «Настройки», во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса» выбрать «Создать новый фильтр».

Далее заполняете необходимые данные адресата, к которому хотите применить ограничения (или же снять их), нажимаете «Создать фильтр». Возможен поиск в почте по фрагментам известной информации.

Далее выбираете варианты действий, которые необходимо применить к фильтруемой по ранее назначенным признакам корреспонденции. Пометка «Никогда не отправлять в спам» вернет адресата в список доверенных, а «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем» создаст групповую обработку взаимосвязанных сообщений.Нажмите «Создать фильтр» для завершения настройки. Изменить или удалить его можно также в «Настройках», во вкладке «Фильтры и заблокированные адреса». Опять же учтите, что фильтр будет применен к письмам, поступающим с момента его создания.

Как использовать электронную почту в Gmail

Gmail сегодня является одним из наиболее широко используемых провайдеров электронной почты в Испании. Можно сказать, что этим сервисом пользуется большинство частных пользователей. Также много компаний и организаций. Однако в последних случаях обычно есть учетная запись на вашем собственный веб-домен и нам нужно будет настроить его для использования в Gmail.

{featureImage}

Связывание адреса электронной почты с Gmail — это принесет некоторую пользу. Главный из них заключается в том, что мы собираемся использовать сервис, который имеет множество функций, простых и интуитивно понятных. Например, мы можем отказаться от провайдера, которого мы используем с нашим хостингом. Таким образом, у нас будет больше доступа к электронной почте.

Но мы также можем связать несколько учетных записей . Допустим, у нас есть веб-страница, и на нее есть адрес, по которому посетители отправляют электронные письма с запросами. Мы можем связать эту учетную запись с Gmail и использовать ее вместе с нашей личной электронной почтой. Так что у нас было бы и то, и другое в одном месте.

Чтобы использовать электронную почту с Gmail, мы должны выполнить ряд шагов, которые мы собираемся объяснить. Это быстрый процесс, и в течение нескольких минут у нас будут учетные записи, которые мы хотим связать со службой Google.

Свяжите аккаунт с Gmail

Первое, что мы должны сделать, это запустить Gmail в настольной версии. Там нам нужно будет перейти к значку настроек, который появляется вверху справа. Щелкаем по нему и нажимаем Посмотреть все настройки.

Оказавшись внутри, мы увидим разные разделы. Один из них является Аккаунты и импорт . Это то, что нас интересует, и то, на что мы должны настаивать. Там вам нужно перейти к «Проверить электронную почту из других учетных записей» и нажать на Добавить учетную запись электронной почты .

Откроется новое окно, в котором вы попросите нас указать адрес электронной почты учетной записи, которую мы хотим связать. Здесь нам нужно будет указать адрес электронной почты нашей компании или веб-сайта, который мы хотим использовать в Gmail.

Настройте новую учетную запись в Gmail

Как только это будет сделано, появится еще одно новое окно, в котором нам нужно будет ввести некоторые данные. Там нам нужно будет указать имя пользователя, пароль, POP-сервер, как мы хотим маркировать сообщения, оставить копию …

Все это нам нужно будет заполнить в соответствии с нашими интересами, а затем нажать Добавить аккаунт . Нам нужно будет подтвердить это из учетной записи электронной почты, которую мы хотим связать, чтобы предоставить разрешения и иметь возможность управлять им из Gmail.

С этого момента наша корпоративная учетная запись или веб-сайт будут связаны с Gmail. Мы можем использовать его для отправки электронных писем из этой учетной записи или из нашей личной учетной записи (мы можем выбрать), а также иметь возможность читать все, что мы получаем.

Добавляем столько аккаунтов, сколько хотим

Помните, что в Gmail мы можем добавить более двух учетных записей . Если на нашем веб-сайте есть несколько электронных писем, например, одно для информации, другое для продаж, другое для управления… Мы все можем связать их с Gmail и легко управлять ими оттуда.

Кроме того, в любое время, которое нас интересует, мы можем удалить учетные записи, которые мы связали с Gmail. Может случиться так, что в какой-то момент мы больше не заинтересованы в его доступности и не хотим получать электронные письма или отправлять их из Gmail.

Короче говоря, следуя этим шагам, которые мы упомянули, мы можем настроить электронную почту веб-сайта или компании с помощью Gmail. Это очень просто и быстро. Это также то, что мы можем сделать для всех адресов, которыми мы управляем, и подготовить их с помощью службы электронной почты Google.

Вы сами управляете контентом

Google соблюдает правила конфиденциальности и предоставляет вам инструменты для управления собственными данными. Мы используем ваши данные только в том случае, если вы дали на это согласие или этого требует закон.

Умные функции и персонализация

Вы можете разрешить доступ к вашим данным в почте, чтобы мы могли подстраивать работу Gmail под ваши потребности и активировать для вас такие функции, как умный ввод и быстрые ответы. Подробнее…

Вы также можете включить или отключить передачу данных из Gmail для персонализации и умных функций в других продуктах Google, чтобы, например, видеть в Google Картах забронированные рестораны или получать напоминания Google Ассистента о неоплаченных счетах. Подробнее…

Вы можете легко просматривать и удалять свои данные

Только вы решаете, как работать с нашими продуктами и сервисами. Наша задача – помочь вам принять обдуманные решения. Для этого мы сообщаем, какие данные собираем и как их используем.

В личном кабинете Google можно посмотреть, какие продукты Google вы используете и какие данные, например письма и фотографии, в них хранятся. На странице Мои действия вы можете управлять информацией о своих действиях в сервисах Google: сведениями о поисковых запросах, посещенных сайтах, просмотренных видео и не только. Подробнее о том, где посмотреть данные о ваших действиях и как ими управлять…

Вы контролируете историю поиска

Мы храним историю ваших поисковых запросов в Gmail, чтобы вы могли оперативно найти то, что уже искали. Кроме того, мы сохраняем ваши голосовые запросы, чтобы оптимизировать качество результатов при поиске. Управлять своими поисковыми аудиозапросами можно здесь. Чтобы посмотреть или редактировать свою историю поиска в Gmail, перейдите на эту страницу.

Как проверить, аутентифицировано ли письмо

Примечание. Неаутентифицированные письма не обязательно являются спамом. В некоторых случаях аутентификация может просто не работать, например если это почтовая рассылка от организации.

Как проверить письмо в Gmail

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Откройте письмо.
3. Нажмите на стрелку под именем отправителя.

Сообщение аутентифицировано, если:

• в заголовке «отправлено через» указано доменное имя, например google.com;
• в заголовке «подписано» указан отправляющий домен.

Если рядом с именем отправителя отображается знак вопроса, сообщение не аутентифицировано

В этом случае стоит проявить осторожность: не скачивать прикрепленные файлы и, возможно, даже не отвечать на него

В других почтовых клиентах проверить аутентификацию можно по заголовкам письма.

1. Откройте сообщение.
2. Найдите заголовок Authentication-Results.
3. Если письмо прошло аутентификацию по SPF или DKIM, в заголовке будет указано spf=pass или dkim=pass.

Подробнее о способах аутентификации

Для аутентификации электронных писем используется метод SPF или DKIM.

С помощью записи SPF можно указать, каким хостам разрешено отправлять письма с определенного домена.

Служба DKIM позволяет отправителю добавлять электронную подпись в подлинные письма. Получатель сможет выполнять проверку с помощью открытого ключа.

Поиск аккаунтов, связанных с электронной почтой (e-mail)

Если вы часто заходите в приложения и веб-сайты с помощью кнопки быстрой авторизации на основе вашей электронной почты, то, скорее всего, вам не придется проводить глубокое расследование для просмотра последних созданных учетных записей.

Для просмотра профилей, созданных с помощью популярного варианта «Войти с учетной записью Google», просто перейдите к настройкам безопасности своей электронной почты. Там можно посмотреть список подключенных приложений, чтобы отредактировать его или отозвать доступ.

Этот раздел в Google можно открыть, перейдя в панель управления «Моя учетная запись» по этой ссылке и там слева кликнув на раздел «Безопасность». Прокрутите вниз до элемента «Сторонние приложения с доступом к аккаунту». В нем будут перечислены приложения, вход в которые осуществлялся с помощью учетной записи Google. Нажмите на кнопку «Настроить доступ для сторонних приложений», что даст возможность отвязать программы от вашего аккаунта.

Устранение неполадок

В аккаунте обнаружен неизвестный мне представитель

Если в вашем аккаунте появился представитель, которого вы не добавляли, немедленно смените пароль. Возможно, ваш аккаунт взломали.

Не удается добавить представителя

Если вы пользуетесь Gmail в организации или учебном заведении, то в качестве представителя разрешено добавить только своего коллегу.

Если вам не удается добавить человека, который работает в вашей организации, попросите администратора настроить записи MX.

После добавления представителя я не могу войти в аккаунт

Если сразу несколько представителей попытаются войти в вашу почту из разных мест, Gmail может временно заблокировать ваш аккаунт.

Моя закладка для перехода в делегированный мне аккаунт не работает

Чтобы открыть аккаунт, доступ к которому вам делегировали, используйте переключатель аккаунтов в правом верхнем углу Gmail.
Рекомендуем удалить все ранее сохраненные закладки.

Пользователь с делегированным доступом не может войти в мой аккаунт

Проверьте, не включен ли в вашем аккаунте параметр «Запросить изменение пароля при следующем входе в систему».Прежде чем представитель сможет войти в ваш аккаунт, вы должны выполнить вход и сбросить свой пароль.
Убедитесь, что параметр «Запросить изменение пароля при следующем входе в систему» отключен.

Примечание. После включения делегированный доступ начинает работать в течение часа.

Если вам не удается воспользоваться делегированным доступом в домене Google Workspace, узнайте, как включить или отключить эту функцию.

Как сделать сбор адресов почты лучше

Поставить подтверждение почты

Если на сайте используется сбор электронных почтовых адресов без подтверждения (single opt-in), то есть шанс получить много недействительных адресов. Лучше поставить систему двойного подтверждения (double opt-in).

Да, двойная система подтверждения потребует от пользователя совершить больше действий. Вот несколько советов, как сделать этот опыт проще:

• Предложите скидку или бонус за подписку – это стимулирует на подтверждения адреса
• После заполнения формы подписки сообщите, что человеку нужно подтвердить свою электронную почту
• В подтверждающем письме постарайтесь прислать только одну ссылку или поставьте заметную кнопку, чтобы ничего не отвлекало от совершаемого действия
• При переходе на сайт для подтверждения сообщите, что адрес успешно подтвержден. Предложите бонус или скидку, которую пообещали в начале действия

Пример: вот так выглядит подписка на рассылку статей из блога Sendsay. В тексте сразу указана выгода – человек получит статьи и чек-листы от ведущих экспертов.

Форма подписки на статьи блога Sendsay

А вот так выглядит письмо для подтверждения адреса – слова благодарности и единственная ссылка, окрашенная в оранжевый цвет.

Письмо для подтверждения почтового адреса

Установить проверку синтаксиса

В коде сайта можно прописать проверку ввода синтаксиса. От случайных адресов не спасет, зато поможет человеку переключить раскладку или правильно ввести адрес домена электронной почты.

Пример: на сайте Т–Ж во время подписки не получится оставить заявку на несуществующий домен почты. Для пользователя еще лучше указать, в чем именно ошибка – например, использована кириллица или что данного домена почты не существует.

Проверка синтаксиса в форме подписки на рассылку

Делать тестовую рассылку на базе

Если рассылка делается впервые или после длительной паузы, то не отправляйте письмо сразу по всей базе – сделайте тестовую отправку по 10-15 % и посмотрите на количество отказов. Если их более 5 % – это повод провести валидацию.

Пример: в Sendsay это можно сделать во время выбора аудитории для рассылки – укажите число адресатов в процентах или количестве получателей.

Как установить рассылку на ограниченное число адресов в базе

Как проверить адреса на существование

Проверить электронную почту на существование можно онлайн. Для разовой проверки есть простые сервисы – они пригодятся, если вы хотите отправить пару писем. Но для массовых рассылок лучше воспользоваться валидаторами – эти инструменты бывают как в формате онлайн-ресурсов, так и виде программ для установки на компьютер.

Принцип у всех один – валидаторы проверяют адреса в несколько этапов:

• Проверка синтаксиса и формата. У сервисов есть определенный канон допустимого синтаксиса в адресе электронной почты. Все найденные названия емейлов с ошибками буду удалены или помечены пунктом «ошибка синтаксиса». Например, сервис ищет дубликаты, ролевые ящики (admin@, support@) и спам-ловушки – специальные адреса, которые делают email-службы, чтобы находить недобросовестных отправителей
• Верификация домена. Это mail exchanger (MX). Сервис отправляет сигнал на домен и если тот не отвечает, то значит он недоступен или написан с ошибкой
• Подтверждение активности ящика. Сервис через SMTP-связь отправляет запрос на ящик и узнает, активен он или нет

Онлайн-сервисы для разовой проверки адреса

Устроены одинаково: вы вводите адрес электронной почты и через минуту получаете ответ – есть такой емейл или нет. Некоторые сервисы могут предоставить подробную статистику валидности: как прошла mx-запись, возможна ли доставка письма и отметку, временный ящик или нет.

Плюсы: бесплатно.

Минусы: часто просят ввести капчу, не подходит для массовой проверки.

Сервисы:

• 2IP – капча цифрами, показывает только статус ящика
• SMTP.bz – капча кликом, показывает процесс валидации
• IVIT – тоже капча кликом, процесс валидации отражает консольной записью
• Hidemy.name – без капчи, показывает статус ящика

Проверка емейла на сайте SMTP.bz

Платные валидаторы

Плюсы: подходит для массовой проверки.

Минусы: платно для базы от 100-200 адресов, нужна полная регистрация отправителя.

Сервисы:

• EmailMarker – сервис для проверки и чистки базы емейлов. Бесплатно – от 150 контактов, подписка – от 3 долларов за 1 000 емейлов
• Mailvalidator – русскоязычный сервис. Позволяет проверить до 500 тысяч адресов. Цена – от 10 коп. за адрес
• BriteVerify – англоязычный сервис. Максимум – 500 тысяч адресов от 0,0045 долларов за адрес. Бесплатных проверок нет
• ePochta Verifier – программа для компьютера. Оплата разовая – 2 400 рублей, есть триал-версия
• Mailfloss – англоязычный сервис. Проверяет до 125 тысяч адресов, оплата помесячная – от 17 долларов. Есть триал-версия

Что такое двухэтапная аутентификация

На первом этапе, как обычно, вводится логин и пароль. На втором шаге в зависимости от выбора пользователя потребуется ввести шестизначный код из СМС-сообщения или ответить на уведомление Гугл. Эти данные Google присылает на мобильный телефон владельца аккаунта.  Есть существует вариант с электронным ключом, тоже для двухэтапной аутентификации, но в этой статье он не рассматривается.

Если поставить галочку напротив «Надежный компьютер», то на этом конкретном устройстве больше не придется вводить код из смс-ки Гугла. Тогда аутентификация будет фактически проходить в один этап. Однако при входе с другого устройства снова понадобится вводить код, который приходит на телефон. При этом аутентификация будет проходить в два этапа.

Если даже злоумышленник узнает каким-то образом пароль пользователя или сможет подобрать его, то как он сможет получить код с телефона, который ему не принадлежит? Такой вариант защиты аккаунта считается весьма надежным.

Если проблема сохраняется

Если перечисленные выше решения не помогли, воспользуйтесь инструкциями ниже в зависимости от вашей ситуации.

Мне не удается найти некоторые письма

Если вам не удалось найти определенное письмо по инструкциям выше, возможно, оно было удалено или отправлено в спам.

Примечания об удаленных письмах

• Удаленные сообщения хранятся в корзине 30 дней, после чего безвозвратно стираются.
• В Gmail каждое письмо хранится в одном экземпляре. Это означает, что если вы удалите сообщение в папке ярлыка или на одном из своих устройств, оно будет удалено и во всех других разделах почты и на всех устройствах.
• Gmail группирует исходные сообщения с ответами на них, образуя цепочки. Нажимая «Удалить», вы удаляете всю цепочку, включая оригинальное письмо и ответы на него.

Примечания о спаме

• Письма, помеченные как спам, хранятся в папке «Спам» 30 дней, после чего безвозвратно удаляются.
• Если вы считаете, что какие-то письма попадают в «Спам» по ошибке, изучите эту статью.

Пропали почти все письма

Если в вашей почте пропали письма, возможно, кто-то получил несанкционированный доступ к вашему аккаунту. Мы можем помочь вам найти письма и защитить аккаунт.

Важно!

• Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении, обратитесь к системному администратору.
• Если в Gmail у вас кончится место для хранения, вы не сможете ни отправлять, ни получать сообщения. Адресованные вам письма будут возвращаться отправителям.
• 1 июня 2021 г. вступило в силу новое правило: если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 24 месяцев (или дольше), то начиная с 1 июня 2023 г. все ваши письма могут быть удалены. Подробнее о том, как работает хранилище Google…